Mẹo viết email tiếng Anh ngắn gọn, có dấu ấn cá nhân

• Muốn giỏi ngoại ngữ, hãy học theo chủ tịch Hồ Chí Minh
• Làm thế nào để xây dựng một CV tiếng Anh đúng chuẩn?

Dưới đây, chúng tôi xin tổng hợp lại những mẹo cho bạn khi viết một email tiếng anh vừa ngắn gọn, vừa hiệu quả mà không đơn điệu. Đây là những lời khuyên từ chính các thầy cô giáo giảng viên khoa Ngôn ngữ Anh – trường đại học Lương Thế Vinh chia sẻ, mong sẽ giúp ích được cho các bạn.

Xác định mục tiêu rõ ràng

Mỗi email đều hàm chưa một ý nghĩa, một mục đích nào đó. Ngày nay khi các công cụ mạng xã hội ra đời nhiều hơn thì đa số email được mọi người sử dụng với mục đích công việc hoặc học tập. Dù là với mục đích công việc, hay học tập, thậm chí làm quen kết bạn với một người bạn/ một người thầy ở nước ngoài thì việc bạn cần làm là đặt ra mục tiêu viết email này là gì? Việc rõ ràng được mục tiêu viết sẽ giúp bạn đi thẳng vào vấn đề, không lòng vòng, giảm độ dài tổng thể của email. Nó cũng giúp quá trình viết, hiệu đính và chỉnh sửa nhanh hơn.

Tránh "small talk"

"Small talk" là lỗi rất hay gặp trong tất cả các email tiếng Anh thông thường. Nó được hiểu là những mẩu hội thoại ngắn, có thể là để khai mào cho một cuộc đối thoại dài hơn, có khi nó chỉ là những mẩu chuyện tán gẫu, lời chào hỏi xã giao giữa những người ít quen biết.

Trong email, "small talk" có thể là những câu nói xã giao, sáo rỗng về những điều không quan trọng giữa những người không biết rõ về nhau. Khi viết email, bạn chỉ nên sử dụng tối đa 1-2 câu này.

Loại bỏ những từ không cần thiết

Trong một email tiếng Anh bạn có thể sử dụng rất nhiều những từ, cụm từ không có giá trị (filler words). Những từ hoặc cụm từ này có  bỏ đi cũng không ảnh hưởng đến nội dung email.

Ví dụ, dưới đây là một số từ, cụm từ có thể lược bỏ khi viết email tiếng Anh: Basically (Về cơ bản); Just (Chỉ cần); Really (Thật sự); Very (Rất);  I think (Tôi nghĩ); I mean (Ý tôi là); No worries (Đừng lo lắng); Needless to say (Không cần nói rằng); It goes without saying (Không cần phải nói), As you know (Như bạn biết)

Tìm kiếm và sửa lỗi lặp lại

Email bạn viết rất dễ gặp tình trạng lặp câu, lặp ý, lặp thông tin. Điều này cũng vô tình khiến người nhận mail cảm giác không thoải mái, hoặc là không rõ được ý bạn muốn nhấn mạnh. Bởi thế, trước khi gửi mail đi hãy rà lại một lượt, tìm kiếm xem có thông tin nào lặp lại không, tránh tình trạng dư thừa không cần thiết.

Bên cạnh đó việc lan man, dài dòng văn tự thường dễ xảy ra khi bạn sử dụng nhiều câu ở thể bị động. Nên lưu ý để tránh nhé.

Tận dụng lợi thế của các dấu hiệu

Hãy thử sử dụng dấu gạch đầu dòng để đánh dấu thông tin chính hoặc tô đậm phần quan trọng nhất của email, hướng mắt người đọc vào đó. Các dấu hiệu bất thường đó trong email của bạn có thể là công cụ mạnh mẽ, giúp bạn đưa ra quan điểm nhanh hơn đồng thời giúp người đọc hiểu điều gì là quan trọng nhất một cách dễ dàng. Những cách làm này cũng giúp chia nhỏ các đoạn của văn bản lớn, làm cho người đọc dễ theo dõi hơn.

Đưa ra yêu cầu rõ ràng

Điều quan trọng nhất trong một email là kết quả mà bạn mong muốn đạt được. Muốn có được kết quả này cần nhớ phải để cho nó hiển thị rõ ràng trong email của bạn nhé. Nó bao gồm các ý:

Nêu hành động mong muốn. Sẽ dùng mẫu câu như "Let me know if you can do this" (Hãy cho tôi biết nếu bạn có thể làm nó) hoặc "Contact X" (Liên hệ X).

Nêu phương pháp thực hiện, ví dụ: qua email hoặc một cuộc họp trực tiếp.

Các địa chỉ cần được liên hệ nếu có.

Thời hạn.

Bên cạnh những kỹ năng trên, các thầy cô giảng viên khoa Ngôn ngữ Anh trường Đại học Lương Thế Vinh còn lưu ý thêm. Việc được viết ngắn gọn là kỹ năng cần thời gian để phát triển nhưng nó sẽ trở nên dễ dàng hơn khi thực hành nhiều. Bạn cũng có thể cải thiện nhờ quan sát phong cách và phương pháp của người khác, thậm chí nhận ra từ chính email của mình.