Hóa đơn điện tử - bớt gánh nặng cho kế toán thời 4.0

• Nhiều trường đại học sử dụng 3 – 4 kỳ thi để tuyển sinh năm 2022
• Có nên chọn học ngành Kế toán trong kỷ nguyên công nghệ 4.0

Kế toán vất vả với hóa đơn giấy

Hàng ngày, kế toán phải làm một khối lượng công việc khổng lồ, khó có thể liệt kê hết các công việc mà kế toán phải làm như: Ghi chép, thu thập, xử lý và lưu trữ các hoá đơn, chứng từ kế toán; xử lý và kiểm tra xem hóa đơn có hợp lệ, hợp lý; lập phiếu thu/ chi, hóa đơn bán hàng, xuất kho; vào sổ quỹ, sổ tiển gửi, và các sổ sách cần thiết khác; lập tờ khai các loại thuế… Với khối lượng công việc lớn ấy, nếu không có cách làm việc thông minh, kế toán sẽ mất nhiều thời gian, đặt biệt nếu không khoa học, tỉnh táo, các công việc này còn rất dễ nhầm lẫn.

Riêng các công việc liên quan đến hóa đơn đã tiêu tốn rất nhiều quỹ thời gian của kế toán. Với cách làm truyền thống, để xử lý một hóa đơn, kế toán cần ghi hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, lưu trữ, kiểm tra và gửi hóa đơn cho khách hàng. Muốn viết một hóa đơn, kế toán cần ít nhất 5 phút để đối chiếu số liệu và viết tay các thông tin. Đã thế, ngoài việc mất nhiều thời gian, cách làm truyền thống này còn dễ nhầm lẫn, gây ra nhiều hậu quả như mất thời gian chỉnh sửa, bị phạt hành chính, đền bù với khách hàng... chính điều này khiến cho rất nhiều kế toán than thở, đau đầu.

Ngoài ra, để sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp còn cần thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn, chờ đợi Cơ quan Thuế cấp phép. Sau khoảng bảy ngày, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đi đặt in, số lượng bản in cố định. Việc gửi hóa đơn cho khách hàng sau khi xuất cũng cần khoảng thời gian từ 3-5 ngày, lưu trữ hóa đơn cần mất ít nhất 10 phút.

Hóa đơn điện tử ra đời – bớt gánh nặng cho kế toán thời 4.0

Thời đại 4.0 với sự phát triển của khoa học công nghệ kỹ thuật. Hóa đơn điện tử ra đời là bước tiến lớn cho ngành Kế toán. Nó đặc biệt hữu ích khi giúp giảm tải đáng kể công việc của kế toán. Với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán không còn phải viết tay hóa đơn mà thao tác hoàn toàn trên phần mềm. Số tiền cũng được tính sẵn, nếu thông tin doanh nghiệp và dịch vụ có lưu sẵn trên file, kế toán chỉ cần vài nhấp chuột là sẽ tự động hiện ra, chính vì tính năng đặc biệt này, các kế toán cũng giảm thiểu khả năng nhầm lẫn.

Ngoài thao tác đơn giản hóa trong khâu nhập số liệu, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử còn tiết kiệm thời gian cho việc tìm kiếm và vận chuyển hóa đơn. Trước đây muốn tìm kiếm một danh sách, hay một hóa đơn nào đó, các kế toán thường phải làm thủ công, lật giở từng tờ hóa đơn để tìm kiếm. Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán chỉ cần truy xuất dữ liệu trên phần mềm là có thể tìm thấy. Việc vận chuyển cũng trở nên đơn giản, nhanh gọn, chỉ cần vài giây thao tác. Thậm chí có thể gửi cho khách hàng qua email, sms, Zalo và gửi bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu.

Đặc biệt, sau khi nghị định quy định hoá đơn chứng từ năm 2020, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022, thì việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến và thiết yếu trong lao động hàng ngày của kế toán. Hóa đơn điện tử đã mở ra một tương lai tươi mới, giảm bớt gánh nặng cho kế toán thời 4.0.

Một số phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay.

Có thể kể đến một trong những hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều nhất ở Việt Nam hiện nay như MIFI. Đây là phần mềm hóa đơn điện tử an toàn chuyên dùng để phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử.

Đến nay, nghề kế toán ngày càng thiếu hụt nguồn lao động. Thị trường ngày càng mở rộng khi các công ty, doanh nghiệp ngày càng mọc lên như nấm. Các em học sinh yêu thích, hoặc có nguyện vọng theo đuổi ngành nghề này có thể lựa chọn trường đại học Lương Thế Vinh…