Các bước để rèn kỹ năng quản lý thời gian trong học tập và công việc dành cho sinh viên

• Những trải nghiệm cần có dành cho sinh viên đại học năm thứ nhất
• Kỹ năng mềm hành trang cần thiết cho sinh viên các trường đại học

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng lập thời gian biểu hợp lý và khoa học, để hoàn thành các công việc cần làm, nhằm đạt hiệu quả tối đa quỹ thời gian của bản thân. Tạo kỷ luật tuân thủ theo thời gian biểu đề ra để tăng hiệu suất, năng suất công việc của bạn. Tạo thói quen lập thời gian biểu và quản lý thời gian, các bạn sinh viên cần sắp xếp công việc phải thực hiện theo một hệ thống logic, có sự ưu tiên các công việc quan trọng và linh hoạt với các công việc cần hoàn thành ngay. Bên cạnh đó cũng phải tính toán thời gian dự trù sao cho hợp lý nhằm hoàn thành từng công việc theo kế hoạch mà không bị thiếu hụt hay lãng phí thời gian cho bất kỳ việc nào khác.

Kỹ năng về quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng mà Trường Đại học Lương Thế Vinh rèn luyện cho các bạn sinh viên ngay từ khi nhập học.

6 bước để bạn hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian

Liệt kê các công việc cần làm.

Việc đầu tiên để rèn kỹ năng quản lý thời gian của bạn đó là bạn cần phải biết được những công việc bạn cần làm là gì? Có bao nhiêu việc bạn cần hoàn thành trong ngày, trong tuần. Hãy liệt kê ra danh sách các công việc bạn cần làm trong tuần này là những công việc gì, kể cả những việc có deadline trong tuần khác nhưng vẫn cần bắt đầu công việc trong tuần này thì cũng liệt kê ra nhé.

Ngoài ghi những công việc lớn cần hoàn thành, các bạn cũng cần liệt kê cả các công việc nhỏ ra. Cố gắng càng chi tiết càng tốt, vì như thế, các bạn sẽ quản lý thời gian càng hiệu quả.

Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Khi bạn đã lên được danh sách các công việc tiếp theo bạn cần bổ sung hai điều là mức độ quan trọng và deadline cần hoàn thành các công việc. Sau đó bạn có thể sắp xếp chúng thành 4 nhóm sau đây:

Nhóm ưu tiên số 1: Quan trọng và hoàn thành gấp

Nhóm ưu tiên số 2: Không quan trọng nhưng cần hoàn thành gấp

Nhóm ưu tiên số 3: Quan trọng nhưng không cần hoàn thành gấp

Nhóm ưu tiên số 4: Không quan trọng và không cần hoàn thành gấp

Đây chính là thứ tự công việc các bạn dựa vào để hoàn thành các công việc và deadline

Quản lý thời gian hiệu quả bằng cách lập thời gian biểu hàng tuần

Mỗi ngày bạn nên dành thời gian khoảng 10 giờ để làm và hoàn thành các công việc cần làm. Vậy bạn sẽ có 70 giờ  mỗi tuần để sắp xếp các công việc cho khớp với thứ tự và thời gian hoàn thành các công việc.

Thời gian đi học trên trường mỗi tuần trung bình khoảng 30 giờ. Thời gian học nhóm, thuyết trình… khoảng 10 giờ. Thời gian ôn bài, làm bài tập tầm 10 giờ, còn khoảng 20 tiếng các bạn có thể tìm việc làm part time, sinh hoạt câu lạc bộ, đi học ngoại ngữ, công nghệ thông tin … nhưng cần phải kín lịch và full 70 giờ như kế hoạch, không hề nhiều đâu.

Ở bước này, bạn cần ước lượng từng công việc sẽ mất khoảng bao nhiêu thời gian để hoàn thành ngoài việc sắp xếp các công việc vào thời gian biểu, từ đó bạn sẽ lập được thời gian biểu phù hợp.

Tuân thủ theo thời gian biểu giờ nào việc nấy

Khi đã lên được thời gian biểu, việc giữ kỷ luật, tuân thủ giờ nào việc nấy, không vi phạm việc chen ngang đang làm việc này sang làm việc khác. Bạn cần kiên trì, kỷ luật cao, không để các công việc phát sinh như lướt facebook, Tiktok…  chiếm quá nhiều quỹ thời gian để hoàn thành công việc đang làm. Nếu có việc phát sinh đột xuất hay cần phải làm gấp thì bạn hãy ghi chú nó ra sổ tay và đến bước tiếp theo.

Linh hoạt đổi lịch khi cần thiết

Một người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, là một người biết linh hoạt thời gian, không cứng nhắc, biết đổi lịch, rời lịch khi cần thiết, đôi khi có khá nhiều công việc phát sinh đột xuất… Những lúc bạn cần phải đổi lại lịch có thể điều này sẽ không dễ dang với bạn, nhưng sau này khi đã quen, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn, đổi lịch sao cũng được, miễn sao không bỏ sót công việc cần làm là được.

Luôn tổng kết cuối ngày

Bước cuối cùng:  tổng kết cuối ngày là điều quan trọng cho kỹ năng quản lý thời gian của các bạn. Có những ngày dù đã rất cố gắng nhưng cũng có công việc mình không thể hoàn thành đúng lịch được. Ngược lại, có những hôm, năng suất làm việc cao, có thể làm được cả công việc hôm sau.

Vì vậy, mỗi ngày bạn cần tổng kết lại, nếu có việc chưa hoàn thành thì cần bổ sung vào thời gian biểu hôm sau và điều chỉnh lại công việc của ngay hôm sau cho hợp lý. Hy vọng, qua bài viết này, các bạn sinh viên sẽ rèn luyện được kỹ năng quản lý thời gian của mình tốt hơn, tạo hiệu quả tốt cho việc học tập. Chúc các bạn quản lý thời gian của mình thật tốt và gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.